Archiwizacja dokumentów – jak to robić z głową?

Przechowywanie dokumentów firmy jest niezwykle ważne w kontekście zachowania poufności. Archiwizacja umów, faktur i innych danych jest zresztą wymagana przez prawo, dlatego każde przedsiębiorstwo powinno go przestrzegać. Obecnie dzięki rozwojowi technologii, możemy jednak magazynować informacje w sposób dużo łatwiejszy…

Czy tradycyjny sposób przechowywania danych się sprawdzi?

Dawniej wszystkie informacje dotyczące działalności były przechowywane w wersji papierowej. Wiązało się to z koniecznością zatrudniania osób odpowiedzialnych za segregowanie i obsługę danych. Niejednokrotnie trzeba było również organizować przestrzeń, w której składowano wszystkie formularze, a tych, przy większej firmie z pewnością było sporo.

Dziś szerokie uznanie zdobywają elektroniczne bazy danych, w których pliki będą znacznie lepiej chronione. Platforma Aurea umożliwia przechowywanie informacji sczytanych ze zdjęć faktur, elektronicznych dokumentów, kodów-QR oraz innych nośników, dzięki czemu wszystkie dane będą zabezpieczone. Ponadto w ten sposób znacznie łatwiej zarządzać dużym zbiorem danych, a wyszukanie konkretnych informacji zajmie dosłownie kilka minut.

Czy takie przechowywanie dokumentów jest bezpieczne?

Serwery baz danych mają tak rozbudowane zabezpieczenia, że hakerzy będą mieć ogromne problemy, by pozyskać z nich informacje. Włamanie się do danych firmy będzie zatem prawie niemożliwe, jeśli więc nie popełnimy rażącego błędu wszystkie informacje będą bezpiecznie przechowywane.

Przez co możemy narazić się na utratę danych? Najczęściej wynika to z poważniejszych niedopatrzeń, takich jak trzymanie poufnych plików na dysku niechronionego komputera lub korzystanie z gorszej jakości usług przechowywania danych w chmurze. Archiwizacja dokumentów elektronicznych powinna być prowadzona na zaufanym serwerze, gdzie wszystkie niezbędne informacje będą zabezpieczone.

Z archiwalnych danych trzeba korzystać

Bardzo często zebrane informacje mogą być wykorzystywane do tworzenia raportów i rozbudowanych analiz. Dlatego dobrze jest mieć je pod ręką, dzięki czemu szybko znajdziemy potrzebne informacje. Platforma Aurea umożliwi przechowywanie, katalogowanie i przetwarzanie wszelkich informacji, niezależnie od typu zapisanego pliku.

Dzięki takiemu rozwiązaniu opracowanie zaawansowanego raportu nie będzie stanowić problemu. System doskonale radzi sobie z ogromnymi zbiorami danych, uwzględniając nawet te informacje, które dotąd nie były brane pod uwagę.