Ile lat trzeba przechowywać dokumenty w firmie? Co grozi za nieprzestrzeganie terminów?

Prowadząc firmę, należy wiedzieć, jak robić to prawidłowo. Znajomość wielu przepisów dotyczących zarządzania biznesem pozwala na prowadzenie przedsiębiorstwa zgodnie z przepisami. Jednym z ważniejszych aspektów poza samym zarządzaniem firmą jest czas, przez jaki trzeba przechowywać poszczególne dokumenty. Co należy wiedzieć o przechowywaniu oraz zabezpieczeniu dokumentacji i dlaczego jest to tak ważne?

Przechowywanie dokumentów firmowych – jak długo?

Nie wszystkie dokumenty trzeba przechowywać. Jednak, jeżeli już zajdzie taka konieczność, powinniśmy wiedzieć, jak długo należy trzymać konkretne informacje. Jest to bardzo ważne, a więc niezastosowanie się do tego może spowodować, że narazimy się na konsekwencje prawne.

To, jak długo będziemy przechowywać dane uzależnione jest do tego, z jakimi dokumentami mamy do czynienia. W przypadku zeznań rocznych obowiązek przechowania wynosi 5 lat. To samo dotyczy dokumentacji ZUS (obejmuje dokumenty zgłoszeniowe oraz rozliczeniowe).

Zupełnie inne terminy obowiązują, jeżeli chodzi o dokumentację pracowniczą. Tutaj dokumentacja kadrowa musi być zabezpieczona i przechowywana nawet przez 50 lat od momentu ustania zatrudnienia.

Co umożliwia skuteczne przechowywanie dokumentów?

Obecnie wyróżnia się wiele nowoczesnych rozwiązań ułatwiających przechowywanie dokumentów firmowych. Jeżeli mamy do czynienia z dokumentami w formie papierowej dobrym sposobem na ich trwałe zabezpieczenie jest skanowanie dokumentów.

Oczywiście w wielu firmach wdrożony jest elektroniczny obieg dokumentacji, gdzie przekazywanie danych i przechowywanie jest jeszcze prostsze. Korzystanie z nowoczesnych rozwiązań to obecnie coś, z czym można spotkać się w większości przedsiębiorstw.

Jakie są konsekwencje nieprzestrzegania terminów dotyczących przechowywania dokumentacji?

Prawidłowe przechowywanie dokumentacji to niezwykle ważna kwestia. Przedsiębiorca ma obowiązek należycie zabezpieczyć i przechowywać dokumenty. Jeżeli jednak tak się nie stanie, może zostać on objęty pewnymi sankcjami.

Postępowanie zgodnie z przepisami pozwoli na znacznie lepsze funkcjonowanie przedsiębiorstwa. Nie można pomijać pewnych przepisów wyłącznie dla wygody, gdyż nie jest to dobre rozwiązanie i może negatywnie wpłynąć na firmę. Ponadto w firmie może zostać przeprowadzona kontrola, gdzie duży nacisk kładziony jest na dokumentację firmową, a więc nie warto narażać się na niepotrzebne problemy.