Elektroniczny obieg dokumentów – na czym polega i jak go wdrożyć?

Efektywny i prawidłowy obieg dokumentów w firmie jest kluczowy do jej poprawnego funkcjonowania. Różne niedociągnięcia w tym obszarze mogą utrudniać, a czasem paraliżować działanie przedsiębiorstwa. Gdy liczba dokumentów rośnie, to zarządzanie nimi w tradycyjnej formie staje się kłopotliwe. Dlatego coraz więcej firm decyduje się na elektroniczny obieg dokumentów.

Czym jest elektroniczny obieg dokumentów?

Elektroniczny obieg dokumentów pozwala przenieść dokumentację z formy papierowej do elektronicznej. Ten proces ułatwia komunikację zarówno pomiędzy firmami, jak i wewnątrz przedsiębiorstwa. Ponadto minimalizuje się ryzyko błędów, ponieważ część danych jest wypełniana automatycznie, co pozwala także zaoszczędzić czas potrzebny na obsługę dokumentacji.

Obecnie elektroniczny obieg dokumentów może obejmować m.in. faktury, dokumenty wysyłkowe, wnioski, reklamacje, korespondencję, dokumenty związane z rekrutacją. Poszczególnym plikom można nadawać w systemie statusy i przypisywać zadania konkretnym użytkownikom. To znacząco usprawnia ich obieg w firmie.

Czy elektroniczny obieg dokumentów jest bezpieczny?

Usprawnienie procesów w firmie jest dużą zaletą elektronicznego obiegu dokumentów. Jednak co z kwestiami bezpieczeństwa? Tu należy przyjrzeć się dwóm aspektom — wyciekowi danych oraz utracie dokumentów.

Systemy wdrażane przez naszą firmę spełniają normy bezpieczeństwa. Dane są szyfrowane, co chroni je przed dostępem nieupoważnionych osób. Ponadto wdrażamy inne rozwiązania, które zwiększają bezpieczeństwo systemu, dzięki temu dane w systemie są chronione przed wyciekiem.

Posiadamy również odpowiednie zabezpieczenia przed utratą m.in. regularne robione kopie zapasowe. O wiele bardziej prawdopodobne jest zagubienie dokumentu w wersji papierowej niż utrata go w wersji elektronicznej.

Gotowe platformy, czy indywidualne wdrożenia?

Na rynku istnieje wiele gotowych rozwiązań, które umożliwiają przeniesienie części dokumentacji do formy elektronicznej np. systemy do fakturowania. Inną opcją są systemy wdrażane indywidualne, dopasowane do potrzeb firmy. Które rozwiązanie jest lepsze?

Wszystko zależy od potrzeb. Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność, nie zatrudniasz dużej ilości osób, a liczba dokumentów jest niewielka, to gotowe systemy mogą być dobrym wyborem. Jednak w przypadku większych firm, gdzie liczba dokumentów jest duża, zajmuje się nimi wiele pracowników, lepiej postawić na indywidualne wdrożenia, które będą posiadać wszystkie niezbędne funkcje dopasowane do potrzeb przedsiębiorstwa.